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Cette page est destinée à être un pense-bête pour les responsables de groupe. Vous y trouverez un planning d'année type pour un groupe. Naturellement, c'est n'est pas un cadre strict et inflexible : c'est une base, sur laquelle vous pouvez construire votre propre planning de groupe.
- Septembre
- Conseil de groupe : élaboration du projet de groupe de l’année (pédagogie, développement, administratif) calendrier d’année
- Élaboration du projet pédagogique des unités de l’année
- Recrutement de jeunes et de chefs
- Déclaration de la date de reprise des activités sur la base des adhérents
- Organisation de la journée de rentrée et de la fête des montées
- Lancement de la campagne d’adhésion des jeunes
- Enregistrement des adhésions sur l’intranet
- Nomination des chefs, cheftaines et membres de l’équipe de groupe
- Élaboration du plan de formation de l’année
- Confirmation de l’ouverture de centre de loisirs auprès de la DDJS
- Envoi des programmes d’activités des unités et démarrage des activités
- Dépôt des demandes de subventions auprès de la mairie
- Formation à la prise de fonction pour les chefs et les responsables de groupes
- Octobre
- Enregistrement des adhésions sur l’intranet
- Clôture des comptes et transmission au Territoire et au centre national
- Paiement de l’assurance des locaux
- Campagne de communication pour annoncer les activités du groupe
- Élaboration du plan du groupe
- Élaboration du budget du groupe
- Convocation et réunion du Conseil de Groupe pour adopter le plan du groupe et le budget
- Lancement de la campagne calendriers
- Novembre
- Fin de la campagne d’adhésions
- Fin de la campagne calendriers
- Préparation de la Lumière de Bethléem et de la fête de Noël
- Décembre
- Envoyer les cartes de vœux (paroisse, mairie, partenaires locaux, parents…)
- Transmettre la lumière de Bethléem
- Vérifier les adresses dans Intranet pour les reçus fiscaux
- Envoi des programmes pour le second trimestre
- Bilan de la campagne calendriers, paiement des factures
- Janvier
- Convoquer le conseil de groupe pour préparer l’AG
- Inscrire les chefs et les cheftaines en formation
- Planifier les dates de camp et les transmettre aux parents
- Préparer les camps à l’étranger
- Février
- Participer à l’assemblée territoriale
- Mars
- Payer les formations des chefs et des cheftaines
- Envoi du programme des activités des unités du troisième trimestre
- Avril
- Déclaration des camps d’été auprès du territoire et de la DDJS
- Fête de Pâques en groupe
- Mai
- Point avec les chefs sur les stages de formation
- Invitation aux accompagnateurs pédagogiques pour finaliser les projets pédagogiques des camps
- Projection sur la rentrée suivante : effectifs de jeunes, de chefs, répartition garçons/filles, et décision des campagnes de recrutement ciblées
- Juin
- Préparation des camps
- Organisation avec les chefs des réunions de parents
- Encaissement des paiements de camp
- Clôture partielle des comptes avant départ en camp
- Convocation du Conseil de groupe (bilan de l’année et recrutements)
- Participation au Conseil territorial
- Déclaration du centre de loisirs pour la rentrée auprès de la DDJS
- Juillet
- Planification de la rentrée
- Participation au séminaire de formation des Responsables de groupe
- Préparation du matériel pour les camps
- Encaissement des paiements de camp
- Organisation de la permanence durant les camps d’été
- Départs des camps d’été
- Visite des camps
- Août
- Départs des camps d’été
- Visite des camps
- Rangement du matériel
- Réunion de bilan des camps avec chaque maîtrise
- Clôture des comptes
- Extraction de la liste des adhérents avant le 31 août
- Préparation et envoi du courrier aux parents pour la rentrée
- Préparation de la journée de rentrée
- Préparation de la campagne de recrutement des chefs
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